مركز الشارقة للوثائق والبحوث يختتم برنامج ندوته حول إدارة الوثائق والسجلات في البيئة الإلكترونية

تابعنا أيضا عبر انستجرام instagram/alwatanvoice

أكد صلاح سالم المحمود مدير عام مركز الشارقة للوثائق والبحوث على أهمية طرح دورات وبرامج تأهيلية تعنى بالتطبيقات الحديثة للأرشفة وأشار إلى أهمية إكساب الكوادر العاملة مختلف الأسس والمعايير العلمية السليمة لحفظ وإدارة الأرشيف الإلكتروني وكيفية التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشفة الإلكترونية والتدريب على التطبيقات الحديثة  في الأرشيف.

جاء ذلك في أعقاب ختام  مركز الشارقة للوثائق والبحوث لبرنامج ندوته والتي نظمها على مدى يومين متتالين وتناولت إدارة الوثائق والسجلات في البيئة الالكترونية بمشاركة وحضور عدد كبير من موظفي أقسام وإدارات الارشفة في مختلف دوائر وهيئات حكومة الشارقة والمعنيين بها .

وأوضح المحمود أن البرنامج يأتي في سياق تنفيذ توجيهات صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة و قرارات المجلس التنفيذي الداعية لتطوير مهارات كافة الموظفين والاستفادة من التطور العلمي والتقنيات الحديثة بما يتماشى مع التقدم الذي تشهده الإمارة في مجال التوثيق والأرشفة.

ولفت إلى أن مركز الشارقة للوثائق والبحوث ينظم الندوة لتغطية مفهوم إدارة الوثائق والسجلات وفقا للمواصفات الدولية مساهمة منه في المجهود الذي تبذله حكومة الشارقة في إنجاز هذا التحول في أحسن الظروف.

وتمكن المشاركون من الاستفادة من خلال برنامج الندوات الذي أقيم بغرفة تجارة وصناعة الشارقة والتي قدمها المختصون وتناولت عرضا لمفهوم إدارة الوثائق والسجلات وفقا للمواصفات الدولية وكيفية إعداد نظم إدارة الوثائق على أساس المواصفات المذكورة بجانب التطرق إلى التغييرات في نظام العمل الإداري الحالي عند تطبيق نظام إدارة الوثائق على أساس المواصفات المذكورة وصولا إلى  نظام إدارة الوثائق نظام لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية وذلك وفقا للمواصفة العالمية مع كيفية اختيار منظومات إدرامز.

ومثل برنامج الندوة من خلال أهدافه ومضامينه منصة هامة للارتقاء بأداء الكوادر البشرية العاملة في مختلف المجالات التخصصة للأرشفة والتوثيق وإطلاعهم على مستجدات ما تشهده عملية إنشاء الوثائق وتداولها وحفظها أو إتلافها من تحولات سريعة  من البيئة الورقية إلى البيئة الإلكترونية.

وتضمن البرنامج على عدد من الموضوعات غاية في الاهمية لكافة المختصيين في هذا المجال لتتلاقى مع رؤية المركز ومساهمته في إطلاع العاملين على الجديد والمتطور في هذا التخصص .

برنامج اليوم الأول بدأ بمحاضرة للدكتور  المنصف الفخفاخ محاضرة حول مفهوم إدارة الوثائق   والسجلات وفقا للمواصفات الدولية تلتها محاضرة حول كيفية إعداد نظام لإدارة الوثائق والسجلات ألقاها  محمود كافي أخصائي أرشيف بالمركز .

كما وتلقى المشاركون  محاضرة عن المبادئ الأساسية لإدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية ألقاها عبد الحميد الشايب خبير الوثائق والأرشيف وتبع ذلك محاضرة حول "منظومة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية تركيبتها وموقعها بنظام المعلومات بالمؤسسة" ألقاها عبد الحميد الشايب خبير الوثائق والأرشيف            

وتضمن برنامج اليوم الثاني على محاضرة حول الخصائص الوظيفية لمنظومة إدارة الوثائق  والسجلات القاها الدكتور  المنصف الفخفاخ تلى ذلك محاضرة حول : "أمن الوثائق والسجلات الإلكترونية   وإجراءات السرية والديمومة" القاها  عبد الحميد الشايب خبير الوثائق والأرشيف  

بجانب محاضرة حول مستلزمات المرور من نظام تقليدي إلى نظام  إلكتروني لإدارة الوثائق والسجلات ألقاها  عبد الحميد الشايب خبير  الوثائق والأرشيف.

وتخلل البرنامجين جلسات نقاش وفتح للحوار بين الاساتذة والحضور تناولت كافة الجوانب التي تم التطرق إليها .

يذكر أن الندوة هدفت في مجملها من خلال محاضراتها إلى تعريف المشاركين على أحدث المواصفات العالمية ذات العلاقة بجانب عرض لأفضل السياسات المتبعة لدى البلدان المتقدمة واطلاع مسؤولي الجهات العامة، وخاصة مختصي الوثائق ومختصي تقنية المعلومات، على مختلف التجارب والحلول المتوفرة.

كما وحقق برنامج الندوة فرصة للتعرف على مستلزمات اعتماد أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والشروط المسبقة لذلك مقترحات ترفع إلى الإدارة العليا بغرض اعتماد إمارة الشارقة سياسة كفيلة بإنجاز التحول بصفة سليمة من البيئة الورقية إلى البيئة الإلكترونية